第3期 2021/02/26
“巨無霸”藥企揚(yáng)子江：如何小步快跑實(shí)現(xiàn)全面的流程自動化
“問津揚(yáng)子江頭，滔滔潮汐東流去。”揚(yáng)子江，因古時(shí)的揚(yáng)子津渡口而得名，原指長江下游河段從瓜洲至鎮(zhèn)江一帶的江面，后又因西方的傳播，“揚(yáng)子江”成了長江的別稱。古往今來，沿江一帶孕育了一代又一代的華夏兒女，見證了一輪又一輪的城市變遷和商業(yè)更迭。現(xiàn)如今的長江三角洲，甚至已經(jīng)成了我國經(jīng)濟(jì)最發(fā)達(dá)的地區(qū)，匯聚著大量的城市群和產(chǎn)業(yè)集群。
創(chuàng)建于1971年的揚(yáng)子江藥業(yè)集團(tuán)（以下簡稱“揚(yáng)子江藥業(yè)”）總部，就地處揚(yáng)子江城市群，坐落在“長三角名城”——江蘇泰州。作為一家產(chǎn)學(xué)研相結(jié)合、科工貿(mào)一體化的中國大型醫(yī)藥企業(yè)集團(tuán)，揚(yáng)子江藥秉承的是“揚(yáng)子江水哺育中華，揚(yáng)子江藥造福華夏”的品牌文化，追求的是“質(zhì)量第一、效益優(yōu)先”的發(fā)展理念。
在數(shù)字化時(shí)代，要講求質(zhì)量、提升效益，數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一條必經(jīng)之路。而揚(yáng)子江藥業(yè)也正是這么做的。
據(jù)了解，揚(yáng)子江藥業(yè)非常重視科技對業(yè)務(wù)的賦能，基于在2019年提出的數(shù)字化轉(zhuǎn)型“2E”戰(zhàn)略（Enterprise+ Ecosystem），近兩年來，揚(yáng)子江藥業(yè)從信息安全、系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)中臺、業(yè)務(wù)中臺、流程管理、移動應(yīng)用、主數(shù)據(jù)管理、合規(guī)管理等維度，持續(xù)對集團(tuán)數(shù)字化轉(zhuǎn)型整體架構(gòu)進(jìn)行了重塑。
其中，針對流程管理的優(yōu)化，揚(yáng)子江藥業(yè)在去年通過對內(nèi)部300多個(gè)子業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理，總結(jié)了14大類流程，并基于IBM Cloud Pak for Automation，以積木化的方式組裝出新的功能與流程，打造了滿足業(yè)務(wù)流程自動化的集成平臺。
用機(jī)器釋放人力，實(shí)現(xiàn)端到端自動化
從2020年5月一期項(xiàng)目上線至今，已經(jīng)運(yùn)行了3000多個(gè)小時(shí)，覆蓋了揚(yáng)子江藥業(yè)從財(cái)務(wù)、人事、經(jīng)營到生產(chǎn)、研發(fā)等諸多領(lǐng)域。“我們希望借此來滿足內(nèi)部流程自動化的需求，通過端到端的自動化，改變原來OA中的流程。過去這些流程到了某個(gè)節(jié)點(diǎn)就必須通過人工才能完成，這導(dǎo)致有些業(yè)務(wù)部門提出的新需求很難被滿足。”揚(yáng)子江藥業(yè)信息中心應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)施處處長花宏煉在日前接受記者采訪時(shí)表示。
以員工的入職流程為例：在項(xiàng)目上線之前，一個(gè)新人從拿到Offer到入職報(bào)到，再到最終進(jìn)入工作狀態(tài)，最快也需要兩到三天的時(shí)間，有時(shí)甚至需要一周才能完成工作分配；而在實(shí)現(xiàn)入職流程自動化之后，前期的資料提交、合同審批、薪資確認(rèn)等工作，后續(xù)的宿舍分配、郵箱創(chuàng)建、辦公系統(tǒng)權(quán)限開通等很多流程，都可以在線上進(jìn)行自動化處理，這使得員工在入職當(dāng)天就能迅速進(jìn)入工作狀態(tài)，大大提升了入職體驗(yàn)。
“不僅如此，項(xiàng)目上線后還解決了困擾我們已久的OA系統(tǒng)接口不穩(wěn)定的問題。比如與ERP系統(tǒng)對接的時(shí)候，有人能夠提交成功，有人提交時(shí)可能會出現(xiàn)數(shù)據(jù)無法創(chuàng)建的情況，這曾經(jīng)讓業(yè)務(wù)部門非常困擾。經(jīng)過排查，我們發(fā)現(xiàn)是數(shù)據(jù)量并發(fā)處理的問題，而通過流程自動化，現(xiàn)在問題已經(jīng)得到了比較好的解決。”花宏煉告訴至頂網(wǎng)記者，“另外，RPA也是我們最近投入的重點(diǎn)，我們計(jì)劃通過RPA來實(shí)現(xiàn)銀行流水與內(nèi)部憑證之間的匹配，從而減少大量的人員手工錄入和比對的過程。”
一直以來，用RPA、AI等方式來替代和輔助人工，都被視為是釋放人力、提升效率和節(jié)約成本非常受用的選項(xiàng)。在這方面，揚(yáng)子江藥業(yè)也確實(shí)吃到了“甜果”。舉個(gè)例子，在產(chǎn)品的生產(chǎn)過程中有大量的瓶簽、標(biāo)簽，放在過去，這些標(biāo)簽的識別都要由人工完成，而利用AI技術(shù)，不但可以由機(jī)器快速進(jìn)行自動化識別，業(yè)務(wù)人員還可以通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)掌握產(chǎn)線運(yùn)營的整體情況。并且，基于該平臺，揚(yáng)子江藥業(yè)還與設(shè)備采集廠等供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)了對接，從而對現(xiàn)場一些深層次的問題進(jìn)行自動識別，以便及時(shí)采取應(yīng)對措施。
花宏煉表示，這些問題通過普通人工的方式是沒有辦法解析出來的，但利用AI算法的模型積累，就可以很好地優(yōu)化對產(chǎn)線和供應(yīng)鏈的管理。“比如我們今年通過內(nèi)部供應(yīng)鏈的優(yōu)化，給庫存帶來了很好的效益。以前庫位甚至?xí)霈F(xiàn)爆倉的情況，但在優(yōu)化以后，通過算法對業(yè)務(wù)的剖析，就可以讓效率得到充分提升，并且節(jié)約了幾千個(gè)貨位和幾千萬的庫存資金流轉(zhuǎn)。”
基于同一平臺，實(shí)現(xiàn)IT資源復(fù)用與應(yīng)用敏捷管理
像揚(yáng)子江藥業(yè)一樣，項(xiàng)目的成功實(shí)施、上線，最終賦能于業(yè)務(wù)發(fā)展，是每一個(gè)企業(yè)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中都喜聞樂見的。但這背后，其實(shí)是對大量技術(shù)和產(chǎn)品的深入了解和選擇，以及許多人的共同努力。尤其是對于揚(yáng)子江藥業(yè)這樣的醫(yī)藥企業(yè)來說，合規(guī)性始終是第一考慮因素。因此，在做技術(shù)選型和落地時(shí)也更加謹(jǐn)小慎微。
對此，花宏煉的基本原則是兩個(gè)方面，一是考慮技術(shù)的先進(jìn)性，二是考慮產(chǎn)品的更新迭代能力。正是基于這兩個(gè)原則，揚(yáng)子江藥業(yè)選擇了IBM Cloud Pak for Automation平臺。據(jù)他所說，該平臺不僅可以幫助揚(yáng)子江藥業(yè)實(shí)現(xiàn)全面的業(yè)務(wù)流程自動化，并且有長期的產(chǎn)品迭代和更新計(jì)劃，其中包括的自動文檔處理、業(yè)務(wù)規(guī)則與多級流程處理，以及RPA等功能與公司本身的需求也非常契合。
除了功能方面的完備性，底層的數(shù)據(jù)互通和應(yīng)用靈活管理對于揚(yáng)子江藥業(yè)這樣的集團(tuán)性企業(yè)來說也至關(guān)重要。據(jù)了解，此前揚(yáng)子江藥業(yè)已經(jīng)實(shí)施了SAP、QMS、DMS、WMS、LIMS、SRM、CRM等軟件應(yīng)用系統(tǒng)，這些系統(tǒng)雖然在特定業(yè)務(wù)點(diǎn)功能完善，但是這些系統(tǒng)孤立存在，在覆蓋面和靈活度上已經(jīng)不能完全滿足企業(yè)流程優(yōu)化和業(yè)務(wù)提升的需求。而IBM Cloud Pak for Automation平臺的底層數(shù)據(jù)都在同一個(gè)數(shù)據(jù)庫中，可以很大的減少跨系統(tǒng)的交互。并且，基于OpenShift所提供的更為靈活的云遷移解決方案，還可以對企業(yè)既有的應(yīng)用和云原生應(yīng)用，在多云環(huán)境進(jìn)行統(tǒng)一的管理。
“比如，當(dāng)一些流程需要跨系統(tǒng)取數(shù)的時(shí)候，我們就可以統(tǒng)一把這些流程通過表單的方式提取到流程中臺進(jìn)行流轉(zhuǎn)，可能在業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)起，由業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)審批，甚至是一些外部的數(shù)據(jù)，也可以在流程中臺里進(jìn)行統(tǒng)一的審批和集成，避免管理人員頻繁登錄和切換各個(gè)系統(tǒng)。他們只需要登錄一個(gè)系統(tǒng)就可以對原有的業(yè)務(wù)進(jìn)行審批。”花宏煉解釋說。
也就是說，這既保護(hù)了揚(yáng)子江藥業(yè)原有的IT資源，又可以讓現(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng)最大化的發(fā)揮它們的功效和能力，使所有的IT系統(tǒng)、應(yīng)用系統(tǒng)與系統(tǒng)平臺和形成一個(gè)和諧又富有活力的整體。
用小步快跑的方式，搞定“巨無霸”的復(fù)雜業(yè)務(wù)難題
作為該項(xiàng)目的實(shí)施合作伙伴，與IBM合作多年的上海德慧信息技術(shù)有限公司（以下簡稱“德慧”）銷售副總裁丘石林把揚(yáng)子江藥業(yè)稱為“巨無霸企業(yè)”，他的一個(gè)深刻感受是——任何一個(gè)業(yè)務(wù)需求，放在里面，業(yè)務(wù)的復(fù)雜程度都會成倍增長。
為此，在幫助揚(yáng)子江藥業(yè)梳理出14類業(yè)務(wù)流程之后，德慧還劃分了不同的業(yè)務(wù)率，并制定相應(yīng)的業(yè)務(wù)子目標(biāo)，形成了一到三級的流程清單，在于相應(yīng)業(yè)務(wù)部門協(xié)調(diào)一致后，用“小步快跑”的方式進(jìn)行快速的迭代和開發(fā)。
丘石林向至頂網(wǎng)記者解釋：“通常我們會從相對比較簡單或者見效比較快的業(yè)務(wù)流程開始，讓基層員工和業(yè)務(wù)主管能夠在比較短的時(shí)間內(nèi)看到工作效率和準(zhǔn)確性的提高，以及對人力資源的釋放。拿RPA來說，就是很好的一個(gè)切入點(diǎn)。”
此外，針對應(yīng)付流程，德慧把揚(yáng)子江藥業(yè)內(nèi)部原有的30多個(gè)子流程抽象成了最終的4個(gè)流程，使得95%以上的應(yīng)付業(yè)務(wù)都可以在這4個(gè)流程系統(tǒng)中處理，大大減輕了基層辦事員工的操作難度和復(fù)雜程度；針對收款流程，揚(yáng)子江藥業(yè)過去的做法不僅復(fù)雜，而且收款方式眾多，工作量非常大，而通過打造一個(gè)自動收款認(rèn)領(lǐng)的自動匹配平臺，并與外部銀行實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)和資源整合對接，使得揚(yáng)子江藥業(yè)80%以上的人工收款認(rèn)領(lǐng)工作都實(shí)現(xiàn)了自動匹配，極大釋放了財(cái)務(wù)部的人力。
由于這是一種循序漸進(jìn)的、由淺及深的過程，因此它對企業(yè)現(xiàn)有的日常業(yè)務(wù)與應(yīng)用系統(tǒng)不會帶來“傷筋動骨”的影響，并且會將以往企業(yè)實(shí)施較大變革時(shí)對管理者和業(yè)務(wù)人員造成的工作障礙減至最少，因此可以極大地調(diào)動企業(yè)管理者和員工的積極性和興趣，提高對新流程的認(rèn)同度和參與度。
“這能夠幫助他們不再以一個(gè)審視的目光去看待新的技術(shù)，而是先下水試一試涼不涼，如果溫度適中再去做更多的事情。”丘石林表示，在這個(gè)過程中，德慧的設(shè)計(jì)思路和理念是希望操作界面及監(jiān)控界面簡單易用，盡量減少人工輸入，同時(shí)逐步消除系統(tǒng)壁壘，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)之間的交互和復(fù)用。“后續(xù)我們還會繼續(xù)去做流程的監(jiān)控、模擬，兼顧流程的高效運(yùn)行，通過流程引擎的管理做流程控制信息，實(shí)現(xiàn)對整個(gè)生命周期的管理。”
積極擁抱數(shù)字化，在疫情中詮釋藥企使命
作為一個(gè)擁有著50多年歷史的“老牌企業(yè)”，揚(yáng)子江藥業(yè)還是科技部命名的全國首批創(chuàng)新型企業(yè)。現(xiàn)在看來，這與集團(tuán)對新事物、新技術(shù)的開放心態(tài)不無關(guān)系。雖然由于行業(yè)的特性，在采用新技術(shù)過程中會存在一些限制，但是揚(yáng)子江藥業(yè)一直在積極嘗試，對于數(shù)字化這件事，其決心是顯而易見的。
除了軟件平臺層面的重塑，近幾年來，揚(yáng)子江藥業(yè)還在工廠車間的改造上下了不少功夫。據(jù)花宏煉介紹，揚(yáng)子江藥業(yè)計(jì)劃針對龍鳳堂品牌，通過智能化工廠、數(shù)字化車間的建設(shè)和改造，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)醫(yī)藥與現(xiàn)代制藥的結(jié)合。目前，包括中藥提取的自動化、機(jī)器人的柔性生產(chǎn)線測試、高級排程等都已經(jīng)在生產(chǎn)車間得以應(yīng)用。與此同時(shí)，他們還在同步做智能倉庫和物流系統(tǒng)。
當(dāng)然，這些數(shù)字化、智能化的能力提升所帶來的好處也是顯而易見的。特別是在疫情期間，對于醫(yī)藥企業(yè)來說，如何做出快速反應(yīng)？如何實(shí)現(xiàn)產(chǎn)能的最大化？如何滿足市場對抗病毒藥品的需求？這些都是擺在揚(yáng)子江藥業(yè)面前的問題。花宏煉表示，在疫情突如其來的狀況下，他們緊急調(diào)整了春節(jié)放假計(jì)劃，一邊為疫區(qū)送去藥品，一邊迅速返崗復(fù)產(chǎn)。
在藍(lán)芩口服液生產(chǎn)車間，所有人員全部放棄休息，原來一班或兩班制生產(chǎn)全部調(diào)整為三班制，設(shè)備24小時(shí)連軸運(yùn)轉(zhuǎn)，用于保證疫情地區(qū)的用藥。“同時(shí)，因?yàn)樗幤繁仨氁性牧喜拍苌a(chǎn)出來，所以對于之前比較緊缺的藥品原材料我們也擴(kuò)大了采購渠道，保證原材料的供應(yīng)。”花宏煉坦言，這些快速的反應(yīng)要得益于ERP、MAS、遠(yuǎn)程辦公等系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和支持，“這也是我們平時(shí)苦練內(nèi)功發(fā)揮的作用。”
如花宏煉所說，揚(yáng)子江藥業(yè)所做的數(shù)字化嘗試的目的只有一個(gè)，就是希望保障藥品生產(chǎn)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)公司宗旨——讓老百姓吃上好藥、放心的藥。而在疫情這樣一個(gè)特殊的背景下，得益于技術(shù)的賦能，揚(yáng)子江藥業(yè)也更深入地詮釋了自己這樣的企業(yè)責(zé)任感，以及“造福華夏”的品牌文化。
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