電子簽署助力企業實現數字化轉型
近年來，國家一直在全力推動電子簽章的使用。國務院、國家發改委、最高法、銀保監會、人社部、司法部、住建部、交通運輸部等部委頻頻頒布政策，鼓勵電子簽章在各行業的推廣和使用。
隨著近年來市場競爭日益加劇、公司業務發展要求的不斷提升，對公司經營過程管理的規范性、合法性、業務辦理效率、運行成本等，都提出了更高的要求。為了強化以IT變革引領業務快速發展，企業管理的數字化轉型和業務的無紙化運行就成了提升企業核心競爭力的必要手段。
變革引領發展 電子簽章為無紙化辦公提供有效支撐
青島啤酒在全國擁有60家啤酒生產工廠，每年對內對外有約300多萬份業務文件需要簽署，且大量異地辦理，給管理帶來了巨大壓力其簽署過程的法律風險問題、工作量大、低效問題、成本大量消耗問題都比較突出。
圖：紙質文件的管理痛點
2020年，國家發改委等13部門發布《關于支持新業態新模式健康發展激活消費市場帶動擴大就業的意見》指出：鼓勵發展便捷化線上辦公，推動完善電子合同、電子發票、電子印章、電子簽名、電子認證等數字應用的基礎設施，為在線辦公提供有效支撐。青島啤酒快速響應國家政策，按戰略規劃推行電子簽署。
自2020年開始，青島啤酒以經銷合同為試點，到供應商及合作方業務，最后再到內部管理，先后用了3年左右時間，實現了大部分可無紙化簽署場景，并在確保簽署文件不離開青啤局域網的前提下，對所有簽署業務形成有效證據鏈、證據點，保證法律的安全性。
除用于合同簽署外，青島啤酒的電子簽章還大量應用在了公司內外達20多種業務場景，主要包括：經銷合同、財務確認函、物流回單、扣款／轉款／退款協議、競價確認、采購合同、合作方合同、勞動合同及員工多種確認類文件。
有效規避了線下郵寄、面簽、拍照取證等繁瑣、高耗時、高成本、低效率的操作過程，實現了全過程在有效法律存證的基礎上的一鍵送達、一鍵簽署、多方共享的效果，真正做到了無紙化辦公，為企業降本增效的同時，更有效地保護了簽署雙方的合法權益不受侵害。
圖：電子簽署戰略規劃
安全保障是關鍵 數字化技術為多場景無紙化辦公保駕護航
電子簽署系統基于公司業務管理需要，對相關業務、數據、流程、系統功能等進行重構或改革，提供對內對外和青啤有關業務的單位及個人使用，涉及銷售、生產制造、物流運輸、軟件服務、廣告傳媒等多個領域。電子簽章是企業或組織進行正常商務運作和管理不可或缺的資源，在運行過程中，信息的安全性是重中之重。
圖：系統架構
在系統部署上，為了最大限度保障企業核心機密文件不外泄，硬件環境采用了本地部署＋云端服務的方式。內網電子簽名的SDK前置系統，使用多臺負載的方式支撐前端應用，負載的實現采用F5負載均衡方式。網絡上通過DMZ隔離區方式與電子簽名云端系統和經銷商門戶交互。為了保障系統安全、穩定、高效運行，電子簽署業務中體平臺在架構安全、數據安全、接入安全、應用安全層面也采取了必要的安全保障機制。
據不完全統計，電子簽署作為數字時代的基礎設施，在降本增效，推廣無紙化辦公方面發揮了顯著價值。電子簽署的應用，每年可以節省紙張使用2397萬張，相當于每年少砍樹木 1598棵樹，保護了958噸清水資源，各類費用節省7315.8萬元，尤其是相關業務場景效率提升基本都在5-10倍以上。
青島啤酒電子簽署的應用，不僅實現了內外部、多種業務場景的無紙化、數字化運行，有效地減少了紙質合同簽署等業務所需要的時間和精力，也實現了現代化的辦公模式，有利于企業和組織之間的遠程合作。
本文章選自中國上市公司協會發布的《中國上市公司數字化轉型典型案例》